Iedereen knikt bij het plan. Maar zodra het spannend wordt, blijkt de afspraak soms ineens rekbaar, en doen sommigen net weer even anders.
Zelfs afspraken met duidelijke toegevoegde waarde voor organisatie en werknemers sturen niets, als niemand ze handhaaft. Een echte spelregel is geen wens op een poster. Het is een afspraak met een gevolg. Kom je hem na, dan gaat het door. Kom je hem niet na, dan stopt het, of er komt geen geld en geen vervolg.
Een afspraak met een gevolg
Een echte spelregel is drie dingen tegelijk. Mist er één, dan is het een wens, geen spelregel.
Helder
Iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Geen ruimte voor "dat had ik anders begrepen".
Toebedeeld
Er is één eigenaar. Een taak zonder naam is een taak die niemand doet.
Met gevolg
Wordt de regel niet nagekomen, dan stopt het, of gaat het niet door. Dáár zit de kracht.
Een afspraak zonder gevolg is geen afspraak.
Spelregels ontlenen hun kracht aan open, gedeelde informatie en aan wat er gebeurt als je ze negeert.
Gedrag volgt uit de juiste spelregels
Wij bouwen voort op het werk van dr. ir. Harry van de Loo. In zijn dissertatie Quadra Politica noemt hij dit social engineering. Gewenst gedrag ontstaat niet uit een oproep aan de cultuur, maar uit de juiste spelregels, gekoppeld aan verantwoordelijkheid en aan een registratie van wat er wel en niet gebeurt.
Zijn verantwoordelijkheidsmatrix legt elke taak bij één functie en één functionaris. Wat de organisatie met die persoon afspreekt over zijn rol, dát is wat hij doet, binnen zijn vermogen en talent. In de matrix staat bovendien op welke aspecten de afspraak geldt en waarop gestuurd wordt: product, procedure, gegevens, app, overleg, tijd en geld. Geen taak zonder eigenaar, geen eigenaar zonder afspraak.
Een functie bestaat uit één of meer taken. Op elke taak zitten de afspraken, op de aspecten die ertoe doen: product, procedure, gegevens, app, overleg, tijd en geld.
Elke schakel bewijst zijn waarde naar boven
Er is één spelregel die bij ons altijd geldt. Elke schakel in de keten toetst naar boven: levert dit op wat is afgesproken? Is dat antwoord er niet, dan gaat de laag eronder niet verder, en komt er geen geld en geen vervolg.
Zo verdient elke stap zijn plek, en houdt de organisatie grip zonder erbovenop te hoeven zitten.
Bestuur tot werkvloer
Bestuur, management, medewerkers en projecten. Ieder houdt zich aan zijn taak en verantwoordelijkheid zoals afgesproken. Dezelfde regel voor de directie als voor de uitvoering.
Leveranciers en adviseurs
Ook zij voeren strikt uit wat is afgesproken, binnen hun taak en verantwoordelijkheid. Wijkt het af, dan stopt het, of gaat het niet door. Geen uitzonderingen omdat iemand van buiten komt.
Dezelfde spelregels, binnen en buiten. Juist dáár zit de grip.
Spelregels gelden overal
Afspraken gaan niet alleen over de meetbare structuur, over besturen, beheersen en beheren. Ze gelden net zo goed voor de onderstroom: het ontwikkelen van interactie, de aandacht voor talent, en het verander- en emotiemanagement. Ook daar geldt: helder, toebedeeld, met gevolg.
Ook aandacht voor talent is een afspraak. De organisatie stemt de structuren in de bovenstroom volop af op talenten, en de medewerker neemt daar zijn verantwoordelijkheid in, zoals afgesproken. Managers sturen niet op onderbuik, maar op de afspraken en de spelregels.
Dat werkt het sterkst in de tussentijd, het ongemakkelijke moment waarop het oude is losgelaten en het nieuwe nog niet werkt. Juist dan worden afspraken het snelst rekbaar en valt iedereen terug op oud gedrag. Spelregels die je vóór die fase vastlegt, houden de organisatie overeind als het spannend wordt. En omgekeerd: heldere spelregels verkorten de tussentijd, want niemand hoeft te raden wat er geldt.
Wat het je oplevert
Grip op wat écht telt
zonder dat je overal bovenop hoeft te zitten.
Gedrag uit afspraak
niet uit toeval of uit wie het hardst roept.
Eén eigenaar per taak
aanspreekbaar, intern en extern.
Gelijke informatiepositie
informatie open en gedeeld, zodat iedereen op dezelfde werkelijkheid stuurt.
Toegevoegde waarde
voor de klant, de organisatie én de medewerker.