Er schuift iemand een paar hokjes op in het organogram, en ineens klopt de begroting niet meer.
Mensen kunnen ineens niet meer bij de dossiers waar ze net nog in werkten, houden tegelijk rechten die ze niet meer horen te hebben, en de rapportage telt anders op dan vorige maand. Er is niets stuk aan de organisatie. Er hing alleen te veel aan één tekening.
Want alles wat je organisatie voortbrengt is informatie. Een besluit, een factuur, een dossier, een cijfer. Dit thema gaat over hoe je die vastlegt, bewaart en terugvindt. Informatie, informatieregistratie, informatiehuishouding.
Bedrijfsvoeringsinformatie is geen ding. Het zijn aspecten die je apart registreert.
Harry van de Loo liet in zijn ontwerp voor de vierde macht zien hoe je een organisatie beheersbaar maakt: leg haar productie onafhankelijk vast, langs een vaste set aspecten. Elk aspect een eigen registratie, een eigen meting. Zo weet je waarop je stuurt, in plaats van op wat toevallig zichtbaar is.
De zeven aspecten uit de verantwoordelijkheidsmatrix van Harry van de Loo, uit zijn dissertatie Quadra Politica. Van de Loo denkt dat je gedrag zo kunt voorspellen en sturen. Ik denk dat het model de tafel klaarzet, en dat de mensen eraan het verschil maken. Neem de structuur van hem, het gesprek houd je zelf.
Van hoe het hoort naar hoe het gaat.
In theorie registreer je netjes per aspect. In de praktijk houdt elke afdeling haar eigen informatie.
Elke afdeling houdt haar eigen informatie.
Marketing, communicatie, sales, financiën, HRM. Elk vakgebied hanteert zijn eigen modellen en produceert zijn eigen informatie, vanuit zijn eigen invalshoek. Vaak is die invalshoek een afdeling of een directie. Je ERP-systeem versterkt dat nog: AFAS, Exact en de meeste pakketten navigeren op bedrijfsfunctie, net als veel architecten. Handig voor wie in dat vak werkt, lastig voor wie het geheel wil zien, want hetzelfde gegeven staat dan in vijf vakken net iets anders.
Ik draai die ordening om. Niet functiegericht, maar datacentrisch. Niet de vraag van wie een scherm is, maar wat een gegeven is, wat het betekent en waar het origineel staat. De bedrijfsfunctie blijft de plek waar je werkt. Het datadomein wordt de plek waar de waarheid staat.
Eén structuur, tien doelen.
Het organogram is gemaakt voor hiërarchie en verantwoordelijkheid. Maar er hangt van alles aan: de autorisatie, de kostenplaatsen, de mappen, de indeling van de rapportage. Zolang niemand reorganiseert lijkt dat handig. Tot iemand het wél doet, en alles tegelijk breekt. De les is niet dat het organogram fout is. Het draagt te veel tegelijk. Ontkoppel de doelen, en maak de koppelingen zichtbaar in plaats van stilzwijgend.
Dezelfde valkuil zit in de oude mappenstructuur. Jarenlang was het pad de betekenis, je las de context af uit een reeks mapjes. Dat werkt zolang je bladert. Het breekt zodra je zoekt, en het breekt helemaal bij een AI, want die leest geen mappad. De sleutel ligt in de taal van de organisatie, in de namen van mappen en documenten. Vaak simpel gekozen, eenduidig en te herleiden.
Stuurt je informatie, of verantwoordt ze alleen?
Het grootboekrekeningschema is geen neutrale lijst, het is een stuurmodel. Elke organisatie heeft er één. Hoe je het insnijdt, kostensoort, kostenplaats, kostendrager, bepaalt wat je later kunt zien en waarop je kunt sturen. Bij de overheid komt daar een verplichte tweede taal overheen, de Iv3-taakvelden onder het BBV, richting Rijk en CBS. Eén administratie moet dan twee bazen dienen, jouw sturing en de verantwoording naar buiten. Dat knelt, altijd.
In het publieke domein wordt dat het scherpst zichtbaar. De programmabegroting koppelt de opgaven aan wie ervoor verantwoordelijk is, en de mandaatregeling koppelt bevoegdheid aan functie en aan de wet. Datzelfde stuk bedrijfsvoeringsinformatie is dan tegelijk sturingsmodel, verantwoordingsmodel en autorisatiemodel. Drie brillen op één structuur.
Zonder spelregels verbergt de organisatie informatie. Dan stuur je op wat toevallig zichtbaar is.
Bedrijfsvoeringsinformatie op orde is de eerste voorwaarde voor grip. Voor sturing, voor verantwoording, en straks voor AI.
Veel van wat je vastlegt, leg je niet vast omdat je het wilt.
Was er geen wet- en regelgeving, dan hoefde je bijna niets te bewaren. Maar die is er, en niet mals. Bij de overheid draait sinds de toeslagenaffaire het programma Open op Orde, een operatie van miljarden, juist omdat de informatiehuishouding jaren niet op orde was. De Wet open overheid eist dat informatie vindbaar en openbaar te maken is. De Archiefwet eist dat ze duurzaam toegankelijk blijft.
In het bedrijfsleven is de dwang minder zichtbaar, niet minder echt. Zeven jaar fiscale bewaarplicht, de AVG die juist aan de andere kant trekt, de jaarrekening naar de Kamer van Koophandel, de cijfers naar het CBS. Elke organisatie levert doorlopend informatie aan derden, om zich te verantwoorden of om te informeren.
Daar dwars overheen ligt één norm die overheid en bedrijf verbindt, records management, ISO 15489. Wat je vastlegt hoort authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar te zijn. Documenten, documentbeheer en archief vallen hier volledig onder.
Bedrijfsvoeringsinformatie is voor een groot deel niet wat je wilt weten, maar wat je moet kunnen laten zien.
Modellen zijn de brillen. Bedrijfsvoeringsinformatie is wat je erdoor vastlegt en vasthoudt. Pas daarna komt de beweging.
Eerst de brillen, dan de informatie die je erdoor vastlegt, dan de beweging die erop draait. Ook proces, project en programma zijn modellen, alleen dragen ze de beweging in plaats van de sturing. Geen project start zonder de informatie die het nodig heeft, en geen project eindigt zonder de informatie die het achterlaat.
Let op de grens. Wat de woorden betekenen staat in Begrippen, termen, data en AI. In welke systemen het leeft staat in Systemen en toepassingen. Deze pagina houdt de huishouding, en wijst voor de betekenis en de techniek netjes door.
Grip
je stuurt op wat telt, niet op wat toevallig gemeten is.
Verantwoording
je laat op tijd zien wat instanties eisen.
Wendbaarheid
een reorganisatie breekt niet langer alles tegelijk.
Klaar voor AI
expliciete structuur en toegang, waar een agent op kan.
Waarop stuurt jouw organisatie echt?
Een kort gesprek over je bedrijfsvoeringsinformatie. Wat je vastlegt, waarom, en of het je stuurt of alleen verantwoordt.